Festas e Eventos: Devo confirmar a presença dos convidados?

Muitas pessoas sentem dúvidas na hora de planejar seus eventos. É preciso realmente confirmar a presença de seus convidados? Vale a pena tal esforço? E se a pessoa confirmar e faltar no dia?

Essas são apenas algumas dúvidas comuns em relação ao processo de conversar com os convidados e perceber se eles realmente irão ao evento.

Seja uma festa, um casamento ou qualquer reunião, o número de convidados influencia diretamente sobre o orçamento.

Confirmar é preciso

Em geral, festas maiores como aniversário de 15 anos ou casamentos, são eventos que apresentam um custo total elevado.

E esse custo está diretamente relacionado ao número de convidados que compõe a lista dos organizadores da festa.

Quanto maior é a lista de convidados, maiores são os gastos. Por isso mesmo, é indispensável confirmar a presença das pessoas para evitar perder dinheiro. Afinal, os faltosos que não avisam que irão faltar representam uma quantia desperdiçada em seu orçamento.

Sempre calcule 20% de faltosos

Quem já trabalha no ramo da organização de eventos, costuma dar a dica de convidar pessoas a mais para o evento.

Em geral, 20% dos convidados faltam. Por isso, se você tem uma lista de 200 convidados que poderão ser recebidos em seu evento, uma maneira de evitar desperdício de dinheiro é convidar algumas pessoas a mais.

De modo que, no grande dia haverá justamente o total de 200 pessoas em sua festa. Evitando que o buffet e demais itens sejam pagos em vão pela falta de seus convidados.

No entanto, para que essa dica funcione é indispensável que você conheça bem seus convidados. Sabe aquele amigo que se empolga e na hora nunca vai? Se existem muitas pessoas assim em sua lista, é possível convidar a mais.

Solicite a confirmação 15 dias antes da festa

É importante impor aos convidados uma data para a confirmação da presença. Caso contrário, a tendência natural é que não exista um grande número de convidados que realmente confirmem a presença ao evento.

O ideal é que, a presença seja confirmada em até 15 dias antes da festa. De modo que isso possa dar tempo hábil para convidar aquelas pessoas que estão em pausa na lista, além de ajudar a pagar o buffet com o número correto de pessoas que devem ser servidas.

Procure não tornar isso um estresse

Muito embora exista ansiedade, principalmente com relação as pessoas que participarão de seu evento de fato, é preciso desestressar.

As pessoas que você mais ama e que estão próximas, provavelmente são as que jamais deixariam de comparecer.

Portanto, saiba que essas pessoas estarão lá para fazer seu evento mais importante e divertido. O que é suficiente para que a comemoração seja marcante e inesquecível.

Para evitar desperdício de dinheiro com o evento por causa dos faltosos, compensa muito fazer o truque dos 20% em sua lista. Convidando sempre algumas pessoas a mais para compensar as possíveis faltas.

E se você acha que não precisa passar pela burocracia de confirmar a presença de seus convidados, tudo bem! Organize a lista com as pessoas próximas e indispensáveis para esse evento ser feliz.

Faça um evento com um número reduzido de convidados, contando com a presença de cada um que se sentirá especial por fazer parte da sua lista.

Confirmar ou não a presença das pessoas é uma decisão de quem está organizando a festa, visando economizar e poder contar com a presença de quem gosta.

Agora que você já sabe como confirmar a presença e quando, pode decidir se deseja ou não fazer essa confirmação, de acordo com seu perfil e seu orçamento para a festa.

 

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